Son zamanlarda muhasebe alanında kullanılan kelimelerden birisi ise Mutabakattır. Genel olarak baktığımız zaman, muhasebe kayıtlarının doğruluğuna bakılması ve taraflar arasında uzlaşma anlamına gelmektedir. Bunun yanında ön muhasebe birimlerinin alacak ve borç miktarlarının uyumunu sağlamaktadır. Kısaca muhasebede sıklık ile kullanılan ve uzlaşma anlamına gelmektedir.
Mutabakat Türleri Nedir?
Genel olarak baktığımız zaman en çok 2 farklı çeşidi bulunmaktadır. Bu türlerden ilki BA/BS Mutabakatıdır. Bir diğeri ise cari hesap Mutabakatıdır. Bunların yanı sıra şirket ve firmaların aralarında yaptığı uzlaşmalarda bulunmaktadır.
Cari Mutabakat Nedir?
Genel anlamı kontrol yani teyit etmedir. Kısaca bunu açmamız gerekirse, işletmeler tarafından alınacak ve verilecekleri kontrol ederek belgelendirmeye denir. Yani Cari Mutabakat her 2 işletmenin de hesap defterlerini kontrol ederek borçlarını ve alacaklarını doğrulayan bir ticari anlaşmadır. Fakat bunun düzene girmesi ve kesin bir karar alınması için her iki işletmeninde hesaplarının birbirine uymaması halinde yapılır. Eğer iki işletmenin hesabı da birbirine uyuyorsa alacak ve verecek yok demektir. Genellikle Mutabakatların yapıldığı dönemler yıl sonlarıdır. Yani yılın her ayında düzenli olarak yapılması tercih edilmemektedir. Çünkü cari hesap Mutabakatı çok detaylı bir çalışma olduğundan dolayı bütün hesapları en ince detayına kadar incelemektedir.
Cari Hesap İle BA/BS Arasındaki Fark
BA/BS genel olarak firma ve şirketlerin kendi içlerinde düzenlemiş oldukları faturaları incelemektedir. Bunun yanında faturaların tutarlarını da detaylı bir şekilde incelemektedir. Cari hesap Mutabakat ise genellikle para işleyişi olan işlemlere bakmaktadır. BA/BS’de ise KDV dışında toplam tüm paraların 5 bin Türk Lirasını geçmemesi halinde, kağıt ortamında almış oldukları bütün belgeleri sırası ile devlete söyleyip bildirme zorunluluğu bulunmaktadır.
Mutabakat Yanlış Yapılırsa Ne Olur?
Cari hesap işlemlerin yanlış yapımı veya hiç yapılmaması durumunda maddi sonuçları bulunmaktadır. BA/BS’de ise yapılan en ufak hatanın özel usulsüzlük cezası gibi şeylere sebep olabilmektedir. Bunun yanında Maliye Bakanlığı BA/BS formundaki belgeleri zamanında verilmediği taktirde, son teslim gününden 10 gün içinde yapılması durumunda ceza uygulamaz. Fakat 10 gün içinde yapmak yerine sonra yapmaya çalışırsanız Maliye Bakanlığı sizlere ceza uygulanacaktır.
Mutabakat Nasıl Yapılır?
Son zamanlarda en çok sorulardan birisi ise Mutabakatın nasıl yapıldığıdır. İlk olarak karşılıklı olacak şekilde belgeler paylaşılır. Arından ıslak imzalı ve dijital olacak şekilde doğrulanıp karşı tarafa gönderilmesi olarak bilinmektedir. Bu sayede aralarında yapılan işlemler tamamı ile tamamlanmış olur. Fakat bunun diğer türlüsü yani anlaşma veya teyit sağlanmadığı zaman hesaplarda çıkan tutarsızlıklar paylaşılır.
Tutarsızlığın yanı sıra Formlar ve bilgilerde paylaşılmaktadır. Bunun için ise genel olarak eksiklerin ne olduğu bulunur ve giderilmeye çalışılır. Bu yöntemler genel olarak elektronik ortamda dijital olarak tercih edilmektedir. Bunun sebebi ise firma ve şirkette bulunan yetkili kişilerin ıslak imzası olacak şekilde karşı tarafa iletmesi gibi zorluklardan dolayı E-posta aracılığı ile daha hızlı ve daha rahat bir şekilde yapılmaktadır. Bu sistemlerden en iyisi ve en güveniliri KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemidir. Kayıtlı elektronik posta sisteminde gönderilmek istenilen belgeler genellikle şu şekildedir;
- Hukuki yazışmalar
- Ticari belge, dosya ve yazışmalar
Gibi yollar bulunmaktadır. Kayıtlı elektronik postanın en iyi yanı ise gönderildiği zaman içeriğinin asla değişmemesini ve gönderildiği biçimde olacak şekilde korunmasını sağlamaktadır. Bunun yanı sıra gönderilen içerik yasalarda güveni ve kesin delil hale getirmesini sağlamaktadır. Eğer hukuki yönden risk almak istemiyorsanız Kayıtlı elektronik posta veya E-imza üzerinden alacağınız onay belgesi doğabilecek hukuki sorunların önüne geçmenizi sağlayacaktır.
